В наш час бізнес вимагає сучасних підходів до організації роботи. Це і необхідність виконувати багато завдань одночасно та дистанційний формат роботи, немає часу проводити зустрічі, фахівці знаходяться в різних країнах і різних часових поясах - ось лише деякі з проблем, з якими сьогодні стикаються керівники. Для вирішення подібних проблем у сучасному світі існують платформи для управління проектами. Такі інструменти дозволяють організувати роботу від однієї до кількох сотень людей, ставити завдання і відстежувати терміни їх виконання, контролювати завантаження кожного з підлеглих, проводити віртуальні зустрічі, створювати спільні робочі простори, ділитися файлами, відстежувати їх редагування, а також багато іншого для зручної організації роботи.

До недавнього часу найпопулярнішою в Україні була платформа Bitrix24. Вона дозволяла ефективно управляти проектами, підтримувала зручний формат CRM, могла інтегруватися з IP телефонією, могла обмінюватися даними з 1С, вести корпоративні чати, відеозв'язок та багато іншого. У цієї платформи також були й свої мінуси, наприклад, складність налаштувань і складність внесення змін. Практично для будь-яких змін вимагалися послуги інтеграторів або програмістів. До того ж частина функцій в даній платформі вимагала щомісячної оплати. Оскільки ця платформа російська, сьогодні вона не підтримується в Україні. Бізнес змушений шукати їй заміну, пробуючи працювати з різними українськими та закордонними аналогами.

Популярні платформи та системи управління проектами

На даний час найбільш популярними додатками для управління проектами є: Jira, Smartsheet, monday.com, Teamwork, ClickUp та інші. Кожна з цих платформ має свої плюси та мінуси. Наприклад, monday.com і Smartsheet мають дуже привабливий інтерфейс, а також багато налаштовуваних функцій. В той же час, це не дешеві платформи і досить складні у вивченні. Крім того, вони не мають пробної або безкоштовної версії. Jira – це ідеальне рішення для управління проектами для великих команд. Але дана платформа орієнтована на розробників програмного забезпечення, і тому не завжди буває зручна в інших сферах.

ClickUp – краща заміна Bitrix 24 з багатьма налаштовуваними функціями. Вона має безкоштовну версію, яка підійде для невеликих компаній і де доступний практично весь функціонал. Обмеження встановлено лише на обсяг сховища файлів і деякі додаткові функції. Платформа зручна і для великого, і для середнього бізнесу та має відносно невелику вартість. Тому в даній статті зупинимося саме на цій платформі як на аналозі раніше найпопулярнішого Bitrix 24 і розглянемо її роботу детальніше.

ClickUp – це універсальний, дуже гнучкий сервіс для управління проектами та завданнями.

У ClickUp є девіз - "Одне застосування, щоб правити ними всіма". І в даному застосуванні це дійсно так працює. Крім безпосереднього управління завданнями сервіс дозволяє вести робочий чат, нотатки, календар, нагадування, ставити цілі, заповнювати розклад і можливість створити свій робочий поштовий ящик.

В сервісі організовані інструменти для спілкування в реальному часі за допомогою прямих трансляцій або робочих чатів. Це платформа, яку ви можете налаштувати для вирішення своїх завдань і зробити зручною особисто для себе. В ClickUp інтегровані різноманітні функції, які допоможуть налаштувати та оптимізувати робочі процеси. Наприклад, інтеграції з додатками по управлінню часом, такими як Timely.

Також платформа дозволяє інтегрувати файли та завдання з інших застосунків. Наприклад, з вашого Google акаунта.

В ClickUp ви можете користуватися цілою лінійкою інструментів як стандартних для подібних платформ, так і тими, які доступні лише для ClickUp. Наприклад, призначення завдань як по окремому користувачеві так і по цілому підрозділу. Встановлення дедлайнів по кожній підзадачі та проекту, а також відстеження часу. Ще тут можна використовувати такі інструменти, як спільний робочий стіл для команди, керувати завантаженням користувачів та інші інструменти для командної роботи в реальному часі. Зараз можна користуватися платформою англійською та французькою мовами, найближчим часом стане доступна версія на іспанській та бразильській.

За даними статистики, у стартапа ClickUp більше 105 тисяч клієнтів-команд, зокрема його використовують такі великі компанії, як Airbnb, Nike та Uber. І цей сервіс росте на 1% кожного дня.

Структура та архітектура ClickUp

Як тільки ми відкриваємо додаток, ми бачимо Workspace або верхній рівень робочого простору. Це робоча зона, яка дозволяє керувати всіма функціями доступними на даній платформі: списками завдань, нагадуваннями, інтеграціями зі сторонніми сервісами, роботою з командою, поточними проектами, а також дозволяє змінювати налаштування вашого облікового запису та так далі. Робочий простір ви можете поділити на окремі підпростори (Spaces). Кожен з яких можна використовувати для роботи з різними командами або відділами. Наступний рівень - це списки завдань або Lists, які знаходяться всередині підпросторів. В рамках кожної завдання можна створювати різні документи, вбудовувати відео та вести обговорення з колегами.

Кожна з завдань, яку ви створили на даній платформі, містить певні ключові елементи. До них відносяться: виконавець або виконавці, терміни виконання завдання, її статус, можливість додати описи та коментарі. Також є можливість налаштувати дедлайн та вказати пріоритет для користувача. Будь-яку завдання можна поставити довільній кількості користувачів. Зручно організована можливість ставити завдання збереженим командам, але для кожної завдання виконавці можуть бути різними. До будь-якої завдання ви також так само можете додавати додаткові відомості просто додаючи стовпці в вікні з завданнями. Наприклад, ви можете додати список вже виконаних підзадач, прикріпити файли, різні нотатки та так далі.

Clickup

Візуалізація в ClickUp

ClickUp вигідно відрізняється від інших платформ з управління проектами великою кількістю вбудованих форматів перегляду завдань. Ви можете візуалізувати свої поточні завдання 11-ма різними способами, зокрема за допомогою таких режимів, як:

  • Список - завдання відображаються у стовпчик простим списком без додаткового опису.
  • Board (дошка) – режим, в якому детальний опис кожного завдання видно одразу, не заходячи в нього.
  • Календар – видна розбивка завдань за датами та часом.
  • Timeline (часова шкала) – список завдань структурований за часом.
  • Gantt (діаграма Ганта) - складається з смуг, орієнтованих вздовж осі часу. Кожна смуга на діаграмі представляє собою окреме завдання у складі проекту.
  • Workload (навантаження) – режим, що показує рівень завантаженості вашої команди.
  • Карти - дає можливість переглянути завдання в прив'язці до Google карт.
  • Mind Map (інтелектуальна карта). Це дуже цікавий формат, який (як видно з назви) не лише показує ієрархію робочого простору у візуальному форматі, а й дозволяє працювати над новими ідеями (як тут організовані завдання показано на малюнку нижче).

Шаблони задач

ClickUp допоможе прискорити процес постановки задач за рахунок великої кількості вбудованих шаблонів для різних типів задач. У даній платформі шаблони згруповані за типами (наприклад, види завдань, документів, обране простір тощо) та напрямками (наприклад, фінансова діяльність, різні види дизайну, маркетинг і так далі). Перевагою є те, що будь-який шаблон ви можете редагувати та налаштовувати, як зручно вам.

Також можна створити свій унікальний шаблон перегляду задач з нуля. Такий шаблон можливо зберегти та використовувати для декількох проектів. При цьому всі шаблони доступні у безкоштовній версії.

Clickup шаблони

Відстеження часу

Це дуже зручна функція, яка дозволяє відстежувати як ваші загальні витрати часу на роботу, так і час, витрачений на кожен із проектів. Це реалізовано завдяки тому, що ця функція працює як на рівні робочого столу (і показує загальні витрати часу), так і на окремих просторах (і ми бачимо витрати часу на окремі проекти або завдання).

Функція відстеження часу також доступна для всіх користувачів у безкоштовній версії. А також ви можете інтегрувати ClickUp з різними програмами для відстеження часу — наприклад, Timely, Harvest та Clockify

Звіти в ClickUp

Ви можете відстежити процес по кожному проекту та по окремим завданням за допомогою аналітичних інструментів, вбудованих у ClickUp. Наприклад, функція Pulse (пульс) може надати детальний звіт про активність команди в даний момент. Відразу видно, хто перебуває онлайн, і хто з членів команди над чим працює.

Інструмент Critical Path & Slack Time (основне напрямок і вільний час) покаже завдання, які треба виконати до запланованого терміну, і завдання, які можна перенести, не порушуючи інші дедлайни.

Інструменти для спільної роботи

Порівняно з іншими програмами для управління проектами ClickUp пропонує один з найповніших наборів інструментів для спільної роботи. Тут є вбудований чат, де ви зможете розмовляти зі своїми колегами в режимі реального часу.

Також у ClickUp можна створювати віртуальні дошки (Whiteboard), які виступають у якості ментальних схем для колективного обміну ідеями та думками. На них можна малювати об'єкти і лінії, додавати зображення і стікери, а також прикріплювати до них різні файли. Через віртуальні дошки можна одразу створювати завдання. У ClickUp ви зможете ділитися віртуальними дошками, списками та завданнями, причому ви зможете встановити для них різні рівні доступу.

Також тут є можливість проводити вебінари для великої кількості слухачів і створити чат-віджет для проведення обговорень у одному зручному місці.

Обмін файлами

ClickUp дозволяє завантажувати різноманітні файли, в тому числі зображення: doc, .PDF і відео, причому як з ПК, так і з хмарних платформ (наприклад, Dropbox і Google Drive). Ви можете додавати файли до завдань, коментарів, панелей управління та віртуальних дошок, тобто фактично, до всього, що тільки можна знайти у вашому робочому просторі.

Вбудоване у ClickUp додаток для роботи з документами Docs дозволяє з легкістю створювати файли і ділитися ними зі своїми колегами. Редагувати файли в реальному часі, додавати коментарі, відповідати на питання і ділитися відгуками зможуть всі ваші колеги.

ClickUp також дозволяє додавати до файлів і PDF анотації, які можуть знадобитися при розробці дизайну.

Додаткові функції

ClickUp має вбудований штучний інтелект (ШІ), який може сам систематизувати ваші завдання, знайти інформацію або виконати іншу роботу. Також ШІ можна доручити прості процеси по автоматизації. Наприклад, можна налаштувати черговість виконання завдань.

Тоді, якщо завдання надійшло від певного користувача, то в налаштуваннях, за необхідності, їй автоматично буде присвоєно найвищий пріоритет і вона буде поставлена в графік роботи зі зміщенням всіх інших завдань. Ви можете встановлювати різні параметри і ШІ сам буде автоматизувати дії на вашій дошці завдань.

Також ClickUp має мобільний додаток. У ньому немає всіх функцій, що є у веб-версії, наприклад, не можна редагувати шаблони або використовувати віртуальні дошки, однак мобільний додаток відмінно підходить для відстеження процесу по проекту у віддаленому форматі. Також він дозволяє створювати завдання та документи, змінювати статуси, призначати співробітників, відстежувати час і багато іншого.

ClickUp — на сьогодні найкраща альтернатива Bitrix24, яка має навіть кращий набір інструментів та архітектуру. Сервіс включає в себе всі необхідні функції для сучасної організації роботи. Він інтуїтивно зрозумілий для користувача, має цікавий дизайн та навчальні підказки, що з'являються при першому використанні ClickUp.

ClickUp має багато функцій, інструментів та налаштувань, що може здатися складним і навіть лякаючим для початківців користувачів. Але варто лише звикнути до платформи, і ви зможете швидко вирішувати різноманітні завдання.