В наше время бизнес требует современных подходов к организации работы. Это и необходимость выполнять много задач одновременно и удаленный формат работы, нет времени проводить совещания, специалисты находятся в разных странах и разных часовых поясах - вот только некоторые из проблем, с которыми сталкиваются сегодня руководители. Для решения подобных проблем в современном мире существуют платформы для управления проектами. Такие инструменты позволяют организовать работу от одного до нескольких сотен человек, ставить задачи и отслеживать сроки их выполнения, контролировать загрузку каждого из подчиненных, проводить виртуальные совещания, создавать совместные рабочие пространства, делиться файлами, отслеживать их редактирование, а также многое другое для удобной организации работы.

До недавнего времени самой популярной в Украине была платформа Bitrix24. Она позволяла эффективно управлять проектами, поддерживала удобный формат CRM, могла интегрироваться с IP телефонией, могла обмениваться данными с 1С, вести корпоративные чаты, видеосвязь и многое другое. У этой платформы также были и свои минусы, например, трудность настроек и сложность внесения изменений. Практически для любых изменений требовались услуги интеграторов или программистов. К тому же часть функций в данной платформе требовала ежемесячной оплаты. Так как эта платформа российская, сегодня она не поддерживается в Украине. Бизнес вынужден искать ей замену пробуя работать с различными украинскими и зарубежными аналогами.

Популярные платформы управления проектами

На сегодняшний день наиболее популярными приложениями для управления проектами являются: Jira, Smartsheet, monday.com, Teamwork, ClickUp и другие.

Каждая из этих платформ имеет свои плюсы и минусы. Например, monday.com и Smartsheet имеют очень привлекательный интерфейс, а также множество настраиваемых функций. В тоже время, это не дешевые платформы и довольно сложные в изучении. Кроме того, они не имеют пробной или бесплатной версии.

Jira – это идеальное решение для управления проектами для больших команд. Но данная платформа больше ориентирована на разработчиков программного обеспечения, и поэтому не всегда бывает удобна в других сферах.

ClickUp – лучшая замена Bitrix 24 с множеством настраиваемых функций. Она имеет бесплатную версию, которая подойдет для небольших компаний и где доступен практически весь функционал. Ограничение установлено только на объем хранилища файлов и некоторые дополнительные функции. Платформа удобна и для крупного и среднего бизнеса и имеет относительно небольшую стоимость. Поэтому в данной статье остановимся именно на этой платформе как аналогу ранее самой популярной Bitrix 24 и рассмотрим ее работу более подробно.

ClickUp – это универсальный, очень гибкий сервис для управления проектами и процессами

У ClickUp есть девиз - “Одно приложение, чтобы править ими всеми”. И в данном приложении это действительно так работает. Кроме непосредственного управления задачами сервис позволяет вести рабочий чат, заметки, календарь, напоминания, ставить цели, заполнять расписание и возможность создать свой рабочий почтовый ящик.

В сервисе организованы инструменты для общения в реальном времени при помощи прямых трансляций или рабочих чатов. Это платформа, которую вы можете настроить для решения своих задач и сделать удобной лично для себя. В ClickUp интегрированы различные функции, которые помогут настроить и оптимизировать рабочие процессы. Например, интеграции с приложениями по управлению временем, такими как Timely.

Также платформа позволяет интегрировать файлы и задачи с других приложений. Например, с вашего Google аккаунта.

В ClickUp вы можете пользоваться целой линейкой инструментов как стандартных для подобных платформ, так и теми, которые доступны только для ClickUp. Например, назначение задач как по отдельному пользователю так и по целому подразделению. Установка дедлайнов по каждой подзадаче и проекту, а также отслеживание времени. Еще здесь можно использовать такие инструменты, как общий рабочий стол для команды, управлять загрузкой пользователей и другие инструменты для командной работы в реальном времени. Сейчас можно пользоваться платформой на английском и французском языках, в ближайшее время станет доступна версия на испанском и бразильском. По данным статистики, у стартапа ClickUp более 105 тысяч клиентов-команд, в том числе его используют такие крупные компании, как Airbnb, Nike и Uber. И данный сервис растет на 1% каждый день.

Структура и архитектура ClickUp

Как только мы открываем приложение, мы видим Workspace или верхний уровень рабочего пространства. Это рабочая зона, которая позволяет управлять всеми функциями доступными в данной платформе: списками задач, напоминаниями, интеграциями со сторонними сервисами, работой с командой, текущими проектами, а также позволяет менять настройки вашей учетной записи и так далее. Рабочее пространство вы можете разделить на отдельные подпространства (Spaces). Каждое из которых можно использовать для работы с разными командами или отделами. Следующий уровень- это списки задач или Lists, которые находятся внутри подпространств. В рамках каждой задачи можно создавать различные документы, встраивать видео и вести обсуждения с коллегами.

Каждая из задач, которую вы создали в данной платформе, содержит определенные ключевые элементы. К ним относятся: исполнитель или исполнители, сроки выполнения задачи, ее статус, возможность добавить описания и комментарии. Также есть возможность настроить дедлайн и указать приоритет для пользователя. Любую задачу можно поставить произвольному количеству пользователей. Удобно организована возможность ставить задачи сохраненным командам, но для каждой задачи исполнители могут быть разными. К любой задаче вы также так же можете добавлять дополнительные сведения просто добавляя столбцы в окне с задачами. Например, вы можете добавить список уже выполненных подзадач, приложить файлы, различные заметки и так далее.

Clickup

Визуализация в ClickUp

ClickUp выгодно отличается от других платформ по управлению проектами большим количеством встроенных форматов просмотра задач. Вы можете визуализировать свои текущие задачи 11-тью различными способами, в том числе с помощью таких режимов, как:

  • Список - задачи отображаются в столбик простым списком без дополнительного описания.
  • Board (доска) – режим, в котором подробное описание каждой задачи видно сразу, не заходя в нее.
  • Календарь – видна разбивка задач по датам и времени.
  • Timeline (временная шкала) – список задач структурирован по времени.
  • Gantt (диаграмма Гранта) - состоит из полос, ориентированных вдоль оси времени. Каждая полоса на диаграмме представляет собой отдельную задачу в составе проекта.
  • Workload (нагрузка) – режим, показывающий уровень загруженности вашей команды.
  • Карты - дает возможность просмотреть задачи в привязке к Google картам.
  • Mind Map (интеллектуальная карта). Это очень интересный формат, который (как видно из названия) не только показывает иерархию рабочего пространства в визуальном формате, но и позволяет работать над новыми идеями (как здесь организованы задачи показано на рисунке ниже).

Шаблоны задач

ClickUp поможет ускорить процесс постановки задач за счет большого количества встроенных шаблонов для различных типов задач.

В данной платформе шаблоны сгруппированы по типам (например, виды задач, документов, выбранное пространство и т.д.) и направлениям (например, финансовая деятельность, различные виды дизайна, маркетинг и так далее). Преимуществом является то, что любой шаблон вы можете редактировать и настраивать, как удобно вам. Также можно создать свой уникальный шаблон просмотра задач с нуля. Такой шаблон возможно сохранить и использовать для нескольких проектов. При чем все шаблоны доступны в бесплатной версии.

Clickup шаблоны

Отслеживание времени

Это очень удобная функция, которая позволяет отслеживать как ваши общие затраты времени на работу, так и время потраченное на каждый из проектов. Это реализовано за счет того, что эта функция работает как на уровне рабочего стола (и показывает общие затраты времени), так и на отдельных пространствах (и мы видим затраты времени на отдельные проекты или задачи).

Функция отслеживания времени также доступна для всех пользователей в бесплатной версии. А также вы можете интегрировать ClickUp с различными программами по отслеживанию времени — например, Timely, Harvest и Clockify

Отчеты в ClickUp

Вы можете отследить процесс по каждому проекту и по отдельным задачам с помощью аналитических инструментов встроенных в ClickUp.

Например, функция Pulse (пульс) может предоставить подробный отчет об активности команды в данный момент. Сразу видно кто находится онлайн, и кто из членов команды над чем работает.

Инструмент Critical Path & Slack Time (основное направление и свободное время) покажет задачи, которые надо выполнить к запланированному сроку, и задачи, которые можно перенести, не срывая другие дедлайны.

Инструменты для совместной работы

По сравнению с другими программами для управления проектами ClickUp предлагает один из самых полных наборов инструментов для совместной работы. Здесь есть встроенный чат, где вы сможете разговаривать со своими коллегами в режиме реального времени.

Также в ClickUp можно создавать виртуальные доски (Whiteboard), выступающие в качестве мысленных схем для коллективного обмена идеями и мыслями. На них можно рисовать объекты и линии, добавлять изображения и стикеры, а также прикреплять к ним различные файлы. Через виртуальные доски можно сразу создавать задачи. В ClickUp вы сможете делиться виртуальными досками, списками и задачами, причем вы сможете задать для них разные уровни доступа.

Также здесь есть возможность проводить вебинары для большого количества слушателей и создать чат-виджет для проведения обсуждений в одном удобном месте.

Обмен файлами

ClickUp позволяет загружать всевозможные файлы, в том числе изображения: doc, .PDF и видео, причем как с ПК, так и из облачных платформ (например, Dropbox и Google Drive). Вы можете добавлять файлы к задачам, комментариям, панелям управления и виртуальным доскам, т.е. фактически, ко всему, что только можно найти в вашем рабочем пространстве.

Встроенное в ClickUp приложение для работы с документами Docs позволяет с легкостью создавать файлы и делиться ими со своими коллегами.

Редактировать файлы в реальном времени, добавлять комментарии, отвечать на вопросы и делиться отзывами смогут все ваши коллеги. ClickUp также позволяет добавлять к файлам и PDF аннотации, которые могут пригодиться при разработке дизайна.

Дополнительные функции

ClickUp имеет встроенный искусственный интеллект (ИИ), который может сам систематизировать ваши задачи, найти информацию или выполнить другую работу. Также ИИ можно поручить простые процессы по автоматизации. Например, можно настроить очередность выполнения задач.

Тогда, если задача поступила от определенного пользователя, то в настройках, при необходимости, ей автоматически будет присваиваться наивысший приоритет и она будет поставлена в график работы со смещением всех остальных задач. Вы можете задавать различные параметры и ИИ будет сам автоматизировать действия на вашей доске задач.

Также ClickUp имеет мобильное приложение. В нем нет всех функций, имеющихся в веб-версии, например, нельзя редактировать шаблоны или использовать виртуальные доски, однако мобильное приложение отлично подходит для отслеживания процесса по проекту в удаленном формате.

Также оно позволяет создавать задачи и документы, менять статусы, назначать сотрудников, отслеживать время и многое другое.

ClickUp — на сегодняшний день лучший аналог Bitrix24, который имеет даже лучший набор инструментов и архитектуру. Сервис, включает в себя все необходимые функции для современной организации работы. Он интуитивно понятен для пользователя, имеет интересный дизайн и обучающие подсказки, всплывающие при первом использовании ClickUp.

ClickUp имеет множество функций, инструментов и настроек, что может показаться сложным и даже страшным для начинающих пользователей. Но стоит лишь привыкнуть к платформе, и вы сможете быстро решать различные задачи.