Когда компания только начинает свою деятельность, ее основатели не всегда думают о создании четко определенного процесса продаж; они беспокоятся о том, чтобы были хоть какие-то продажи вообще. Слабая команда отдела продаж компании - часто состоящая только из руководителя и, возможно, одного или, в лучшем случае, двух менеджеров - получает доступ к клиентам и делают то, что считают нужным.

В небольшой компании в начале пути, когда обращений и сделок не так много, контролировать продажи относительно просто. Но когда компания начинает масштабироваться, расти, управление продажами перестает быть таким простым.

По мере того, как компания нанимает больше сотрудников, становится труднее отслеживать, что происходит в отделе продаж, иногда настолько, что некоторые сотрудники могут полностью “пропасть с радара”. В такой ситуации часто неясно, кто из менеджеров над чем работает, продвигаются ли сделки, какова их перспектива. И без стандартизированного процесса, то, случится сделка или нет, будет сильно зависеть от сотрудника, который работает с данным лидом.

Когда процесс продаж не определен - он определенно страдает. Обучение сотрудников, тренинги по продажам, коучинг руководителя могут в какой-то степени исправить эту ситуацию, помочь выровнять какие-то показатели на непродолжительное время. Но лучшим решением в этом случае будет внедрить CRM - систему.

Как фундамент в доме, CRM - система может обеспечить надежную структуру, опираясь на которую, руководители компаний и руководители отделов продаж могут строить согласованные, последовательные и эффективные процессы.

Обычно процесс продаж - это инфраструктура, которая существует в бизнесе и помогает менеджерам по продажам ориентироваться, начиная с изучения продуктов или услуг компании, заканчивая завершением сделки с клиентом. Процесс продаж в CRM представляет собой совокупность документов, правил и процедур, которые составляют эту инфраструктуру, облегченную и оптимизированную, благодаря доступности и автоматизации.

Дальше мы опишем 10 возможностей CRM - системы, с помощью которых можно улучшить процесс продаж в любой компании.

1. Дает возможность описать процессы.

Описание того, как должен быть устроен процесс продаж, начинается как правило в голове основателя или руководителя по продажам. В конце концов, оно пробивается на лист бумаги. Но масштабирование стратегии продаж из уст в уста или в разбросанных документах вряд ли может стать успешным.

Для того, чтобы процесс продаж работал как часы, Вам необходимо встроить всю эту информацию в систему, которая будет документировать весь процесс продаж - от его этапов до правил и действий, которые должны выполнять менеджеры на каждом из них.

Определение этапов продаж в CRM поможет упорядочить процесс продаж как для вашей текущей команды, так и для новых сотрудников. Использование CRM позволяет новым менеджерам, не имея четкого понимания концепции Вашего процесса продаж быстро набрать скорость.

2. Позволяет стандартизировать процессы.

Если бы менеджеры были абсолютно свободны в том, как осуществлять продажи и каждый раз продавали бы, как хотели, Ваша компания имела бы столько же процессов продаж, сколько и менеджеров. CRM может быть отличным инструментом для стандартизации взаимодействия между менеджерами и клиентами.

Стандартно повторяющиеся процессы обеспечивают стабильность во взаимодействии с клиентами и экономят драгоценное время и энергию Ваших менеджеров.

3. Обеспечивает возможность автоматизировать процесс ввода данных.

Некоторые компании в отделах продаж до сих пор используют электронные таблицы Excel, например, для отслеживания отношений с потенциальными клиентами до того, как внести их в CRM. Хотя довольно простая настройка интеграций с источниками трафика может помочь пользователям CRM сэкономить время, избежав бремени ввода данных в электронные таблицы.

Менеджерам, которые используют Excel, приходится тратить много энергии на монотонные, трудоемкие задачи, такие как набор текста, копирование и вставка. Необходимость выполнять эту утомительную работу обычно расстраивает менеджеров. Большинство из них скорее будет рада общению с клиентами, чем занятию административной работой.

CRM - система с помощью функций синхронизации и автоматического заполнения может помочь упростить и сократить процесс ввода данных, который приходится выполнять менеджерам в компаниях, где не используют CRM.

Больше времени, потраченного на продажи, означает больше клиентов, а значит - и больше продаж. Сократив занятость Ваших продавцов нудной работой, Вы дадите им возможность сосредоточиться на том, что они действительно должны делать: продавать.

Узнать больше о возможностях интеграции CRM с источниками трафика

4. Дает возможность прогнозировать вероятность сделки.

«Точность» - не то слово, которое ассоциируется с отчетами Excel. Неправильные формулы, неверный ввод данных, арифметические погрешности - вероятность ошибок в электронных таблицах бесконечна.

Ваши решения всегда будут настолько же хороши, насколько и информация, на которой они основаны. Внедряя лучшие CRM - решения рынка программного обеспечения, организации могут значительно повысить точность своих отчетов и прогнозов.

Вместо использования формул Excel или ручных вычислений, CRM автоматически присвоит сделке правильное значение в зависимости от того, на каком этапе она находится и множества других параметров. При наличии такой технологии Ваши руководители отделов продаж с гораздо меньшей вероятностью столкнуться в конце месяца или квартала с непредвиденными результатами.

Вот как выглядит прогноз сделки в CRM-системе:

прогноз вероятности сделок

5. Позволяет отслеживать выполнение плана.

Когда менеджеры выполняют план, они хотят, чтобы руководители об этом знали. Руководители же хотят знать, если менеджеры не выполняют план. Но когда система отслеживания неэффективна, можно легко не заметить как положительную, так и отрицательную динамику производительности.

Лучшие менеджеры наверняка будут огорчены отсутствием признания руководства их результатов. Если же руководитель не видит, кто из менеджеров работает хуже, он не сможет своевременно определить, кому из его сотрудников может потребоваться дополнительное обучение и тренинг.

Автоматизация процесса продаж с помощью CRM-системы позволяет руководителям более тщательно отслеживать выполнение планов. С CRM они могут легко определять тенденции в режиме реального времени и, что особенно важно, реагировать на них соответствующим образом. В случае, когда данные о выполнении плана, легко доступны как для менеджеров, так и для руководителей, вероятность не выполнения плана значительно уменьшается.

6. Дает возможность руководителю отслеживать активность менеджеров.

Если в компании не используют CRM, руководителям в таких компаниях будет сложно узнать, насколько активны их менеджеры. Единственный способ узнать - спросить об этом менеджера лично. И, как Вы можете предположить, это будет не самый надежный источник данных.

CRM позволяет руководителю всегда видеть четкую картину активности своих сотрудников. Он может в любой момент обновить информацию и увидеть, сколько, например, звонков сделал менеджер, сколько электронных писем отправил, сколько встреч запланировал и провел. Важно, чтобы у руководителя была эта информация, поскольку она дает возможность определить, достаточно ли активен менеджер для того, чтобы выполнить план.

Кроме этого, CRM дает возможность руководителю отдела продаж избежать постоянного преследования своих менеджеров из-за тревоги об их достаточной или недостаточной активности.

Вот как это выглядит в CRM:

активность менеджеров 1

активность менеджеров 2

активность менеджеров 3

активность менеджеров 4

активность менеджеров 5

7. Обеспечивает устойчивость и стабильность в отделе продаж.

Допустим, один из менеджеров вносит данные о продажах в электронную таблицу, которой все пользуются. Пока он работает в компании, все идет гладко.

Но что произойдет, когда этот менеджер уйдет из компании? Неужели данные о клиентах и сделках, другая документация, собранные за месяцы или годы, исчезнут из организации? Куда бы Вы делали в такой ситуации?

CRM действует как система общих знаний, которая документирует весь процесс продаж, в котором участвуют менеджеры и руководители. Таким образом, любой отдельный уход сотрудника не угрожает инфраструктуре продаж компании.

8. Улучшает доступ к информации о клиентах для сотрудников других отделов.

Информация о клиентах, которую Вы и Ваши менеджеры собираете в процессе продаж, не относится только лишь к отделу продаж. Специалисты по маркетингу и поддержке также могут с большой пользой использовать эти данные.

CRM гарантирует, что информация, полученная сотрудниками отдела продаж, может быть доступна при необходимости сотрудникам всей компании. CRM, кроме всего прочего, является централизованной системой хранения данных и обеспечивает возможность легкого доступа к данным о состоянии продаж.

Таким образом, служба поддержки и отдел маркетинга имеет возможность лучшим образом обслуживать клиентов.

Лучшая информация и подготовка переводят на более полное обслуживание клиентов.

Более качественная работа с клиентами приводит к укреплению этих отношений и к тому, чтобы они становились постоянными.

А длительные отношения с клиентами превращаются в прибыль.

9. Способствует здоровой конкуренции.

Здоровая конкуренция обеспечивает процессу продаж дополнительное преимущество. Поэтому, в большинстве CRM есть инструменты для ранжирования достижений менеджеров: дашборды, на которых видно всей команде, как работают их коллеги.

Наличие простого визуального представления о том, как обстоят дела у всех членов команды, может повысить эффективность продаж. Это, естественно, позволяет повысить ответственность отдельных сотрудников и служит для них непосредственным стимулом либо идти в ногу, либо преуспевать.

В конечном счете, это хороший способ ускорить процесс продаж.

Вот как это выглядит в CRM:

эффективность менеджмента

эффективность менеджмента 1

эффективность менеджмента 2

эффективность менеджмента 3

10. Дает возможность эффективно контролировать воронки продаж.

Эталонный процесс продаж, описанный в воронке, создан, чтобы помочь менеджерам эффективно переводить сделки от этапа к этапу, пока они не будут закрыты. Практически во всех CRM есть инструменты, позволяющие понять, насколько эффективно продвигаются сделки.

CRM предоставляют полную информацию о воронках продаж компании. С помощью таких инструментов руководители могут получить четкое представление о том, как продвигаются сделки. CRM с этими функциями позволяют Вам видеть, нет ли в Ваших воронках проблемных этапов, на которых задерживаются или “отваливаются” сделки.

Вот пример того, как выглядит воронка в CRM:

воронка продаж 1

воронка продаж 2

Процесс продаж является одним из наиболее важных, если не самых важных, для каждой компании. Каждой компании нужны продуманные процессы, правила и процедуры, чтобы наилучшим образом управлять отношениями со своими клиентами и сотрудниками. Использование CRM - системы - это разница между тем, как Вы можете последовательно достигать свои цели в продажах или подрывать свой потенциал роста.

Управлять процессом не так просто, как может показаться на первый взгляд. Но с помощью CRM, Вы точно получите преимущества и сможете улучшить показатели в своем отделе продаж.

Подобрать CRM для своей компании